Aplicación diseñada para planificar, coordinar y gestionar reuniones de forma estructurada, eficiente y centralizada, con el objetivo de optimizar la organización interna y garantizar la trazabilidad de todo el proceso. La herramienta permite cubrir todas las fases del ciclo de vida de una reunión, desde la convocatoria inicial hasta su cierre formal, incluyendo la documentación generada.
Entre sus principales funcionalidades, se encuentra la creación y gestión de reuniones con la posibilidad de coordinar participantes, gestionar la recepción de solicitudes y aportaciones previas, proponer y estructurar los puntos del orden del día, asignar responsables, realizar votaciones internas, registrar resoluciones y dar seguimiento detallado a cada una de las etapas del proceso.
El sistema también incorpora herramientas automatizadas para la generación y envío de actas, además de la firma digital, garantizando la validación legal, segura y eficiente de todos los documentos vinculados a la reunión.
Panel de control
Pantalla inicial que actúa como centro de control a las funcionalidades más relevantes:
✔ Listado resumen con las últimas reuniones registradas, donde se muestra información fundamental como el número total de peticiones asociadas a cada reunión, la fase del proceso en la que se encuentran, así como las fechas de apertura y celebración programada. Esta vista permite al usuario obtener una visión general del estado de las reuniones en curso sin necesidad de navegar por múltiples menús..
✔ Apartado específico para el acceso a normativas y enlaces relacionados, los cuales pueden consultarse fácilmente desde este mismo panel. El sistema también permite la incorporación de nuevas normativas, documentos de referencia o enlaces relevantes por parte del usuario autorizado, lo que convierte esta sección en un repositorio dinámico y actualizado que respalda la toma de decisiones y el cumplimiento normativo durante la planificación y celebración de las reuniones..
Procesos
✔ Listado de procesos: búsquedas avanzadas filtrando por título y por rangos de fechas definidos (‘desde’ y ‘hasta’), lo que permite localizar rápidamente reuniones específicas o analizar periodos determinados. Además, el listado ofrece la posibilidad de ordenar los resultados por columna , por ejemplo: fecha de apertura o celebración y fase, así como acceder a opciones directas de edición y eliminación de procesos, siempre según los permisos asignados a cada usuario.
✔ Creación de procesos: el sistema permite seleccionar el tipo principal del encuentro, como pleno, comisión o reunión general, con la posibilidad de definir subtipos personalizados para una mayor especificidad. Adicionalmente, se puede indicar si el proceso se desarrollará de forma telemática, en cuyo caso se habilita la funcionalidad de votación online, permitiendo definir una duración concreta para dicho proceso de votación, garantizando control y trazabilidad. También se establecen campos clave como la fecha de celebración de la reunión, el plazo de recepción de documentación o propuestas, así como las fechas de inicio y fin del periodo de instrucción, brindando así un control detallado de los hitos del proceso y favoreciendo una planificación eficiente.
Período de recepción
En este periodo se contempla tanto la generación de solicitudes por parte de los participantes como la incorporación de nuevos solicitantes al proceso, habilitándose las siguientes pestañas:
Solicitudes
Se muestra un listado detallado de todas las peticiones registradas. Este listado presenta columnas clave como el título de la solicitud, el nombre del usuario que la ha generado, el estado actual del proceso, así como la fecha de creación o presentación.
Adicionalmente, cada solicitud refleja la cantidad de comentarios asociados y el número de archivos adjuntos, lo que permite conocer de un vistazo el nivel de interacción y documentación vinculada a cada petición. Esta información favorece una gestión ágil y bien informada por parte de los responsables del proceso.
Las solicitudes pueden ser gestionadas directamente por el administrador o por el perfil habilitado para ello, quien tiene la posibilidad de aceptar o rechazar cada una de manera individual. En caso de ser aceptadas, las solicitudes pueden ser incorporadas al orden del día de la reunión correspondiente, permitiendo así una integración directa en el desarrollo formal de la sesión.
Solicitantes
Listado de solicitantes que permite visualizar cuantas peticiones ha realizado cada usuario, así como la cantidad de comentarios que ha generado dentro del sistema. Esta vista facilita el seguimiento de la participación individual de cada solicitante, permitiendo identificar el nivel de actividad y colaboración de cada uno en el proceso de preparación de las reuniones.
Desde esta misma sección es posible añadir nuevos solicitantes al proceso. En el momento en que un usuario es incorporado, el sistema emite automáticamente una notificación por correo electrónico, informándole de su incorporación y habilitándole para participar en el proceso.
Una vez añadidos, los solicitantes tienen la posibilidad de generar nuevas solicitudes para ser tratadas en el orden del día de las reuniones. Esto fomenta la participación activa y ordenada de los distintos actores involucrados, garantizando un canal formal para el planteamiento de temas, propuestas o necesidades que deban ser abordadas durante las sesiones
Período de instrucción
Durante este período se abarca la preparación formal de la reunión, permitiendo tanto la configuración del orden del día ,mediante la organización de las solicitudes aprobadas, como la asignación de los miembros que participarán en la sesión:
Orden del día
En esta sección, se presenta un listado estructurado con todas las solicitudes previamente aprobadas para su tratamiento en la reunión. Estas solicitudes pueden ser reorganizadas fácilmente mediante opciones de ordenación manual, permitiendo definir de forma precisa el orden en que se abordarán durante la sesión.
Esta funcionalidad otorga flexibilidad al organizador o administrador, quien puede establecer una secuencia lógica o prioritaria de los temas a tratar, adaptándose a la naturaleza de cada reunión (pleno, comisión, reunión técnica, etc.).
Adicionalmente, el sistema ofrece la opción de generar un resumen del orden del día, lo que permite contar con una vista consolidada y simplificada del contenido que se tratará. Este resumen puede ser utilizado como documento de trabajo previo a la reunión o como material de consulta rápida por parte de los asistentes.
Miembros
En esta pestaña es donde se permite controlar de forma centralizada quiénes participarán en cada reunión o proceso. Desde este módulo, los usuarios con permisos adecuados pueden añadir nuevos miembros al listado o eliminar aquellos que no deban formar parte de la convocatoria, facilitando una composición precisa y actualizada en función del tipo de reunión.
Esta funcionalidad es clave durante el periodo de instrucción, ya que permite configurar de forma detallada la estructura de participantes, asegurando que cada sesión cuente con los perfiles adecuados según su naturaleza, nivel de responsabilidad o área de competencia. La herramienta está diseñada para ofrecer flexibilidad y trazabilidad, permitiendo modificar la lista de miembros en cualquier momento previo a la celebración, garantizando así una planificación ajustada a los objetivos y dinámica de cada proceso.
El sistema también puede registrar y mantener un historial de participación, lo que facilita el seguimiento de la composición de reuniones anteriores y apoya la transparencia y consistencia en la toma de decisiones
Celebración
Durante la celebración de la reunión, se activa la etapa correspondiente en la plataforma, permitiendo la gestión de todos los documentos generados en tiempo real, como el acta, las resoluciones o informes derivados. Estos archivos pueden ser adjuntados directamente desde el entorno de trabajo, indicando en cada caso si cuentan con firma digital para validar su autenticidad.
Además, desde esta misma etapa es posible enviar tanto la convocatoria como el acta a los miembros participantes u otros usuarios interesados, centralizando las comunicaciones y asegurando que toda la documentación oficial llegue de forma ágil y trazable. Esta funcionalidad facilita el seguimiento formal de los acuerdos y mantiene un registro completo y ordenado del desarrollo de la sesión.
Finalización
En la etapa de finalización, el sistema consolida toda la información relativa a la reunión, mostrando de manera visual y concisa las fechas clave del proceso, como la de celebración y cierre oficial.
En este punto, también es posible adjuntar certificados u otros documentos acreditativos vinculados a la sesión, completando así el expediente documental de forma precisa y dejando constancia formal de los resultados y resoluciones adoptadas. De este modo, se garantiza la transparencia y la formalización de los resultados y resoluciones adoptadas. Esta última etapa cierra el ciclo documental de la reunión, dejando constancia oficial de todas las decisiones tomadas, facilitando futuras consultas y asegurando el cumplimiento de los requisitos normativos o institucionales aplicables.
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